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      用Excel設計制作倉庫管理系統

        信息來源:   發布時間:2021-06-22  點擊數:

      倉庫管理也叫倉儲管理,英文Warehouse Management,簡稱WM,指的是對倉儲貨物的收發、結存等活動的有效控制,目的:倉庫管理為企業保證倉儲貨物的完好無損,確保生產經營活動的正常進行,并在此基礎上對各類貨物的活動狀況進行分類記錄,以明確的圖表方式表達倉儲貨物在數量、品質方面的狀況,以及目前所在的地理位置、部門、訂單歸屬和倉儲分散程度等情況的綜合管理形式。

      在企業中,一般的管理主要包括三方面的內容:生產控制(計劃、制造)、物流管理(分銷、采購、庫存管理)和財務管理(會計核算、財務管理)。ERP(Enterprise Resource Planning)是一種企業一體管理軟件。對于中小企業來說,進銷存完全可以不用ERP,用一套Excel的進銷存表格就可以了。這里給大家分享本人設計制作的思路。對于Excel進銷存表格,主要功能分為:基本資料錄入、供應商信息錄入、采購訂單錄入、物料跟蹤、出入庫明細(自動生成報表)、進銷存明細(自動生成報表)、庫存明細(自動生成報表)。用Excel制作倉庫管理系統,可實現在某工作表錄入單據后,數據自動轉存在另一“數據”工作表。另外能實現數據查詢,匯總計算等。

      一、Excel倉庫管理系統設計思路

      用Excel建立倉庫管理系統,需要構建四套表:1、物料表(人工輸入1次資料);2、物品每日收入輸入記帳表(自動顯示物品名稱,只需輸入收入數量);3、物品每日出庫發貨記帳表(自動顯示物品名稱,只需輸入出貨數量);4、自動統計的“月度報表”。

      對于倉庫來說,貨物檢查合格后就可以入庫了,入庫之前通常需要在入庫表格上登記每件貨物的入庫情況,方便檢查和數據分析,同時也為以后的庫存盤點留下依據。同時也是庫存表格的組成部分,下面舉例說明怎么制作倉庫管理表。

      1. 新建工作表

      將任意工作表改名為“入庫表”,并保存。例如,在B2:M2單元格區域輸入表格的標題,并適當調整單元格列寬,保證單元格中的內容完整顯示。

      2. 錄入數據

      在B3:B12中輸入“入庫單號碼”,在C3:C12單元格區域輸入“供貨商代碼”。選中C3單元格,在右鍵菜單中選擇“設置單元格格式”→”數字”→”分類”→”自定義”→在“類型”文本框中輸入“"GHS-"0”→確定。

      3. 編制“供貨商名稱”公式

      選中D3單元格,在編輯欄中輸入公式:“=IF(ISNA(VLOOKUP(C3,供貨商代碼!$A$2

      B$11,2,0)),"",VLOOKUP(C3,供貨商代碼!$A$2B$11,2,0))”,按回車鍵確認。

      知識點:ISNA函數ISNA函數用來檢驗值為錯誤值#N/A(值不存在)時,根據參數值返回TRUE或FALSE。

      函數語法ISNA(value)value:為需要進行檢驗的數值。

      函數說明函數的參數value是不可轉換的。該函數在用公式檢驗計算結果時十分有用。

      本例公式說明查看C3的內容對應于“供貨商代碼”工作表中有沒有完全匹配的內容,如果沒有返回空白內容,如果有完全匹配的內容則返回“供貨商代碼”工作表中B列對應的內容。

      4. 復制公式

      選中D3單元格,將光標移到單元格右下角,當光標變成黑十字形狀時,按住鼠標左鍵不放,向下拉動光標到D12單元格松開,就可以完成D4到D12單元格區域的公式復制。

      5. 錄入“入庫日期”和“商品代碼”

      將“入庫日期”列錄入入庫的時間,選中G3單元格,按照前面的方法,自定義設置單元格區域的格式,并錄入貨品代碼。

      6. 編制“商品名稱”公式

      選中H3單元格,在編輯欄中輸入公式:“=IF(ISNA(VLOOKUP(G3,貨品代碼!A,2,0)),"",VLOOKUP(G3,貨品代碼!A,2,0))”,按回車鍵確認。使用上述公式復制的方法,將H3單元格中的公式復制到H4:H12單元格區域。

      7. 編制“規格”公式

      選中I3單元格,在編輯欄中輸入公式:“=IF(ISNA(VLOOKUP(G3,貨品代碼!A,3,0)),"",VLOOKUP(G3,貨品代碼!A,3,0))”,按回車鍵確認。使用公式復制方法,完成I列單元格的公式復制。

      在公式復制的時候,可以適當將公式多復制一段,因為在實際應用過程中,是要不斷添加記錄的。

      8. 編制“計量單位”公式

      選中J3單元格,在編輯欄輸入公式:“=IF(ISNA(VLOOKUP(G3,貨品代碼!A,4,0)),"",VLOOKUP(G3,貨品代碼!A,4,0))”,按回車鍵確認。使用上述公式復制法完成J列單元格公式的復制。

      9. 設置“有無發票”的數據有效性

      選中F3:F12單元格區域,點擊菜單“數據”→選擇數據工具欄中的“數據有效性”→彈出“數據有效性”對話框→在“允許”下拉菜單中選擇“序列”→在“來源”文本框中輸入“有,無”,點擊確定按鈕完成設置。這時,選中F3單元格,在單元格右側會出現一個下拉按鈕,單擊按鈕彈出下拉列表,就可以直接選擇“有”或“無”,不用反復打字。

      1 0. 編制“金額”公式

      在K3:K12和L3

      12單元格區域分別錄入數量和單價。選中M3單元格,在編輯欄中輸入公式:“=K3*L3”,按回車鍵確認。使用公式復制的方法完成K列單元格區域公式。

      最后完善表格,設置邊框線,調整字體、字號和單元格文本居中顯示等,取消網格線顯示??紤]實際應用中,數據是不斷增加的,可以預留幾行。


      二、用Excel制作倉庫管理系統的方法步驟

      由于不同的公司經營模式和業務流程不一樣,所以制作的倉庫系統也不一樣。下面介紹用Excel制作倉庫系統基本方法和步驟。

      相信很多從事倉儲物流的朋友肯定是少不了庫存登記管理,這里以實例分享如何使用Excel表格制作一個簡易的進銷存系統來說明倉庫管理系統的制作。區別顯示出入庫明細,自動統計累計庫存以及金額,根據關鍵字查詢某產品匯總明細連續不間斷的序號,產品編碼下拉菜單選擇后自動匹配相關信息。打開百度極速版,看更多圖片。

      1. 制作Excel表格創建產品的基礎信息表

      (1)在A10中輸入公式

      =IF(B10="","",SUBTOTAL(103,$B$10:B10))下拉填充公式即可

      公式解釋:如果B10中是空值就填充空值,否則就是填充連續的序號,這樣設置之后如果刪除某行的時候序號也不會間斷!

      (2)設置數據的有效性:選擇C10:D23點擊數據———有效性———允許下拉填充為序列———在引用位置輸入內容即可(√)。同樣也可以設置編碼的有效性,就可以避免錄入錯誤了。

      (3)導入產品基礎信息:在F10中輸入公式


      =IFERROR(VLOOKUP($E10,商品信息!$B:$F,MATCH(F$8,商品信息!$1:$1,0)-1,),"")

      向右填充至J列后下拉填充公式即可。公式解釋:根據E10中錄入的產品編碼,到信息表中查找匹配該商品的詳細情況:


      第一參數:$E10作為查找值;第二參數:F$8查找區域商品信息??;第三參數:$B:$F返回列數MATCH(F$8,商品信息!$1:$1,0)-1,)查找F8在商品信息中的列數;第四參數:0或者省略代表精確查找;最外層嵌套一個IFERROR函數將錯誤值轉化為空值。

      2. 統計商品出入庫情況

      (1)在K10中輸入公式=IF(J10="","",J10*I10),一個簡單的判斷函數計算入庫的金額

      (2)統計累計入庫的庫存:在L10中輸入公式

      =IF(J10<>"",SUMIFS($J$10:$J10,$D$10:$D10,"√",$F$10:$F10,F10)-SUMIFS($J$10:$J10,$C$10:$C10,"√",$F$10:$F10,F10),"-")通過一個多條件求和的公式來計算入庫的累計及庫存,首先判斷D列中手否有“√”即入庫,求出總入庫的數量,再減掉出庫的數量即為累計庫存。

      同樣計算累計金額:在M10中輸入公式

      =IFERROR(SUMIFS($K$10:$K10,$D$10:$D10,"√",$F$10:$F10,F10)/SUMIFS($J$10:$J10,$D$10:$D10,"√",$F$10:$F10,F10)*L10,"-")

      3. 制作自適應的下拉菜單:根據關鍵字查詢商品明細

      (1)由于我們每天的進出明細中肯定會存在許多重復的,所以要先提取不重復值作為查找值的來源,那么先創建一個輔助列。

      在T10中輸入公式=INDEX($F$10:$F$1000,MATCH(0,COUNTIF($T$9:T9,$F$10:$F$1000),0))&""下拉填充公式。

      注意:這是一個數組公式,所以輸完需要按CTRL+SHIFT+ENTER三鍵結束才可以得出正確的結果。


      (2)設置數據有效性

      首先根據提取出來的不重復值來驗證一下有效性,在G6中點擊數據———有效性———允許下拉填充為序列———引用位置中輸入公式

      =OFFSET($T$9,MATCH("*"&$G$6&"*",$T$10:$T$1000,0),,COUNTIF($T$10:$T$1000,"*"&$G$6&"*"),1),在輸入信息框中輸入提示的內容確定即可。


      當你的商品名稱較多的時候,此時在G6單元格中只要輸入包含某個商品的關鍵字就可以只顯示所有的名字,這樣是不是就方便多了。刪除多余的輔助列即可。


      4、制作出入庫簡易查詢統計

      根據商品查詢入庫情況,確定好入庫開始和結束的日期作為查詢的條件,在J6中輸入公式

      =IFERROR(SUMPRODUCT((J$10:J$1000)*(($B$10:$B$1000)>=$C$5)*(($B$10:$B$1000)<=$C$6)*(($D$10:$D$1000)="√")*(($F$10:$F$1000)=$G$6)),"-")填充至K6單元格。

      同理,出庫的情況只需將D列更改為C列即可,雖然公式很長,但是只要理解了就簡單多了。如果你理解了SUMPRODUCT函數的多條件統計求和,就很容易理解這個公式的含義。如果覺得公式太難,怎么辦?那么你可以利用數據透視表制作庫存管理。

      5、表格的美化:邊框、字體

      首先選中數據區域,點擊開始菜單下的【條件格式】———新建規則———使用公式確定要設置的單元格格式——輸入條件=$C10="√"———點擊格式———設置字體出庫為紅色(可以根據自己的需要設置邊框底紋等)。同理設置入庫的字體,可以根據自己的需求來選擇。

      當然你也可以根據自己的需求進行表格邊框的美化,選中區域后點擊其他邊框,選擇一個自己喜歡的顏色或者邊框的粗細確定即可。

      那么也可以根據自己的需求來統計一下庫存的狀態,以備快速提醒自己倉庫是否需要提前補貨,這里就以3以上為安全庫存舉個例子,在N10中輸入一個邏輯判斷函數=IF(L10<=3,"庫存不足","庫存安全"),再設置一個條件格式包含不足的高亮顯示為紅色底紋即可。


      三、小結

      通過制作簡易的進銷存報表中可以學到的Excel小知識有查找引用VLOOKUP+MATCH函數,數據的有效性(自適應的下拉菜單)、多條件求和、提取不重復值(index+countif函數)、條件格式的設置等。相信制作一份好用的模板可能會大大提高我們的工作效率。



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