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      推進物資倉庫管理標準化建設的幾點建議

        信息來源:   發布時間:2021-09-13  點擊數:

      物資倉庫管理旨在組織、監控和管理物料的保存, 以便為企業提供適當的、可調配的庫存。我們將在這里簡要介紹倉庫管理的概念, 有關倉庫管理的基礎知識, 對庫存資料進行分類;整合業務研究方法, 優化物料管理;通過現代技術, 實現了全自動倉庫管理, 并優化和簡化了管理技術, 下面將討論如何在這幾個方面標準化資產管理。

      一、物資倉庫管理的定義

      管理企業的關鍵資源有五個步驟:及時且保質保量地向企業提供需要的所有類型的物料, 以確保企業的正常運作;做好規劃, 盡量降低運輸成本;有效管理材料, 增加材料使用效率, 減少材料消耗成本;做好物料倉儲管理, 合理規劃資源使用;最大限度地降低企業的物料管理成本。管理資源存儲的主要任務是正確保存資源, 保證質量和數量向企業提供以及材料, 主要業務流程是存儲、維護、供應、分發和處理企業物資, 以維持企業的正常運營并降低材料成本, 確保企業能產生最大的凈利潤。

      二、當前鐵路單位在倉庫管理中存在的主要問題

      在許多部門, 數據管理被認為是不重要的, 因為材料可以直接放在其他大區域或用于其他項目, 它們不一定構成資產, 所以對物料管理不重視。且由于相關材料管理人員的業務技能不足以及無法很好地完成相關任務, 以致該企業存在庫存管理方面的缺陷。

      1. 采購階段, 未經市場調研或簽訂合同把關不嚴

      有些部門從其他企業購買材料的時候, 不會分析企業之前用到的物料數據, 沒有對所需物料的質量、價格和維護等做好提前了解, 沒有充分尊重申訴流程等。

      2. 財務核算階段, 材料與固定資產科目混淆

      現在大部分企業對于物料和固定資產都會使用分類處理的方法, 但一些會計師對材料和資本資產的使用依舊無法明確, 并且在物料進庫時常會有分類不清等不足。

      3. 保管階段, 物資管理相關制度不健全或者未按相關物資管理制度執行

      材料和設備沒有專門的管理員管理。倉庫沒有創建入庫和出庫辦手續的制度, 入庫和出庫尚未執行正規程序, 有些容易退化老化的物料沒有先入庫的先出庫, 物品擺放沒有依據, 用其他統計報表代替或者沒有十五賬簿, 導致賬戶和實際數據不一致。

      三、如何推進物資倉庫管理標準化建設

      1. 準確定位倉庫管理的目標

      倉庫工作重要的原因是它管理的是與國家、集體和個人利益相關的實物資產。倉庫管理的目標是改善生產設備的管理和使用, 按時、保質保量地提供生產所需的各種材料, 用小而優的庫存儲量做好物資供應, 避免材料過剩和材料短缺, 降低成本, 加速現金流并維持正常狀態生產運作。

      2. 嚴格遵守倉庫管理的原則

      倉庫管理的原則包括提高管理效率, 實現經濟效益, 材料安全和材料質量。其中提高管理效率是倉庫管理的基礎。

      3. 合理設計倉儲布局

      優化倉庫管理并正確使用倉庫管理的包裝和搬運設備, 以最大限度地減少浪費。倉庫應急物資應存放在易于從倉庫運輸物料的通道中, 高頻產品應靠近交貨口, 大件物品應靠近主要通道放置, 以方便物資出入庫等;要想有效地容納運輸量并防止財產損失, 就應將輕質物料置于上面位置, 將重型物料置于較低位置;根據產品類別將材料分為不同的分揀范圍放置, 以提高業務運營的效率和存儲;角落可以添加架子, 以容納小物品和特殊形狀之類的物品。

      4. 堅持物資倉庫管理的基本原則, 實施物資分類保管

      安裝完善的倉庫管理系統, 要提高管理效率, 確保安全管理, 降低成本, 堅持基本管理原則, 其中, 提高管理效率是物資倉儲的核心。其次, 員工需要注意詳細的倉庫管理流程設定, 仔細檢查產品的功能、質量、型號、價格和數量, 檢查所購設備內容和材料的供應是否一致。確認每條規定的內容都相匹配后, 接收工作將在一個工作日內完成, 如果有許多材料和設備, 主管可以要求適當延長接收時間。此外, 一些材料需要抽樣檢查、授權檢查或重新檢查, 物料管理人員必須協助測試和檢驗人員一起完成測試任務, 及時檢測發現不合格材料, 避免與其他材料混淆, 必須單獨存儲。此外, 倉儲物資應以六個月為期由管理員定期審核和檢查管理, 在檢查時應保證物料的賬目、物料和進出庫登記相符, 盡早發現物料發生延誤、磨損、變質等情況下由負責人負責。生產材料數量較大, 種類繁多, 要分門別類進行存儲。在正常情況下, 材料可分為五大類, 如原材料、向外采購物料、內部制造產品、備件和成品。其中, 可以通過購買直接實施加工的物料稱為原材料 (例如做衣服的布料) ;從其他地方購買回來不用再加工就可以直接制作的稱為外購件 (例如汽車上的輪胎和喇叭等) ;可以直接轉換為產品的自己工廠的零件稱為自制件 (例如, 工廠產品的組件) ;企業購買的讓別人加工的零件稱為外協件 (例如用于電焊的零件) ;已經加工制作完成, 不需要再進行什么工序的是庫存成品 (例如可以直接出庫銷售的手機、汽車等) 。

      5. 融合企業運籌學, 優化物資倉庫管理模式

      運籌學最初是應用數學和形式科學進行跨學科研究, 以找到復雜問題的最佳解決方案。通過合理運用運籌學理論和其他相關理論, 可以改善和優化存儲條件, 完善存儲管理系統。例如, 使用規劃制定管理分配計劃, 以優化運輸制度和規劃;使用網絡分析理論來確定物料運輸量和改善倉庫位置等, 根據儲存理論計算倉庫的最佳數量和放置點等數據。

      6. 借助現代技術, 創新物資倉庫管理方法

      現在的很多企業都有過剩的庫存, 會耗費巨大的存儲成本, 資金成本過高大大降低了企業的競爭力。因此, 我們需要各種先進技術的支持, 以進一步加強物料儲存管理工作。從企業物資管理工作的角度出發, 采用ABC物料儲存管理分類法能有效解決物料庫存過剩問題, 該方法與帕累托原則有相同點, 也就是說, 它們對存儲材料的數量和占比進行分類, 并使用不同的管理方法管理不同類型的材料。其中, A類指該庫存是少數量高成本的物料;B類是數量和成本都適中的物料;C類指相對低成本和數量較大的物料。通??蓮臄盗亢统杀緝煞矫鎭砜创? 數量上, A級物料約為10%, B級約為35%, C組約為55%。在成本方面, A類材料可達到70%, B類材料可達到約20%, C級材料僅占10%。

      從管理的角度來看, 不同類型物料管理的控制方式也不同, 對于上文提到的ABC三類物料, 常使用以下方法進行控制:A類材料應使用定期儲存法來增加訂單次數, 最小化訂單間隔, 還要經常檢查庫存量等;B類物料通常使用定量存儲方法, 計算控制最佳訂貨量和貨量供應的下限, 一旦到達下限, 需立即訂貨;對于資本支出相對較低的C類項目, 可適當增加訂單數量并減少訂單次數。

      7. 積極推進倉庫管理自動化

      通過倉庫管理自動化能提高處理速度和準確性, 降低成本, 有效地利用倉儲面積和容量。倉庫自動化由三部分組成:人力資源、控制軟件和動力設施。根據輸入輸出自動化的優缺點, 可用于主動校驗確定分類系統、條形碼技術、貨架和其他設備, 以提高運行速度和存儲效率。

      (1) 大力建設自動化庫房

      經常應用射頻數據通信、條形碼技術、掃描技術以及數據采集等技術, 倉庫管理工作與并行信息流結合, 協調集成倉庫管理, 它們的基礎是信息技術。

      (2) 推廣條形碼技術的使用

      條碼技術作為一種先進的信息處理技術, 具有信息采集速度快、信息量大、可靠性高的優點, 它廣泛應用于自動控制、質量控制、運輸、文獻等領域。條形碼技術確保倉庫中電子信息交換 (EDI) 和網絡信息的安全性, 現代存儲系統應盡可能基于標準條形碼標準, 創建一套全面的標準條形碼系統, 積極推廣物流條碼。鐵路庫存管理部門應與供應商聯系, 以指定一系列經批準的材料條形碼, 條形碼的應用不僅可以提高倉庫管理的效率, 還可以提高材料部門的效率。

      (3) 完善倉儲監控和調度電子化

      科學管理是實現現代化目標的先決條件, 現代科學管理方法和最先進的計算機工具需要充分應用起來, 以準確有效地組織、指導和監督物料的出入庫、存儲、裝載、卸載、計量、登記、安全保證和其他倉庫操作, 可以提供高質量、高效率和良好效益的保證。經濟監控設備安裝在倉庫和倉庫的主要位置, 照明系統與監控系統相結合, 每天24小時監控。為了便于在倉庫中使用自動溫度和濕度測量系統, 可以添加設備來監控某些要求嚴格的倉庫中的溫度和濕度, 每個點的測量數據將傳輸到計算機進行處理, 如果超出測量范圍, 計算機將發出警告消息, 指示無法使用測量值, 管理人員應及時處理。充分利用通信系統是指主要用于調度和控制的通信設備, 一般調度組可以通過有線或無線的方法將上級命令下發到施工現場, 進行指揮調度。上述子系統是基于中心局的調度和控制系統, 它使用計算機網絡和通信技術作為手段, 把存儲中心數據與計算機管理系統集成, 安全操作與圖像監控集成。

      8. 進一步加強倉庫管理的制度建設

      (1) 崗位分工控制制度

      倉庫管理需要能夠清楚地定義每個人的責任, 以便可以分離、限制和控制不同崗位的工作, 以避免不當管理。例如訂單請示、采購、驗收和支付貨款、批準和履行、物料管理和相關賬戶管理等, 不兼容的職位不接手其他崗位的工作。

      (2) 授權審批控制制度

      建立嚴格的審查和批準系統, 以明確定義企業的批準過程、權限、程序、責任和控制等。物質需求部門需要規劃好需采購材料的類型、質量、規格、質量、數量、標準和到達時間等要求, 制定并實施計劃。

      (3) 倉儲與保管控制制度

      材料和設備進行分類管理, 例如電務部門應儲存一般物資、維修材料、平均修補材料、高速鐵路物資、勞保產品等;一些重要物質要額外派人存儲管理;建設負責人制度, 物料和合同、采購單據、審批單據、匯款證明等相關原材料文件交由專人保管, 易于控制和實施各種物資管理制度, 避免其他沒有權限的人隨意接觸的風險, 通過適當的防火措施, 盡可能保證存儲安全等。

      (4) 監督檢查制度

      第一個是材料的監控管理制度。創建一個不定時庫存管理檢查制度, 以驗證數據是否與庫存相匹配。其次, 配置機構調查委員會來監督管理制度的實施, 包括倉庫管理制度和它包含的其他相關制度, 委員會將定期或不定期檢查, 提高員工的專業素質和責任感, 改善倉庫管理系統的動態和效用, 發揮存儲制度最大的效用。

      (5) 人力資源有效運作機制

      通過改善管理倉儲相關員工, 包括上崗培訓、績效評估和獎罰措施等, 確保每位員工都能發揮自己最大的作用, 有效管理倉庫。在倉庫管理人員正式受雇之前, 需要適當的上崗培訓, 通過考試后才能到崗工作;績效評估應該應用于倉庫管理的整個團隊, 再應用于個人, 以刺激他們團結與合作的精神, 獎罰制度只是一種方式, 不是真正的目的。同時, 有能力的管理者需要給予基礎材料管理領域所有員工更多的信心和鼓勵, 并且必須加強自己的責任感和管理技術, 帶領和指導員工開展工作。長期發展過程中, 物質管理的效率直接影響設備質量和項目的進程, 如果物資部門的工作獲得驚人的效果, 那么企業產品和項目就能順利進行。

      9. 認真開展應急物資管理及物資儲備定額編制工作

      為了提供應急物資支持, 應建立快速反應機制, 對日常運行和應急程序有明確要求, 遇到緊急情況時, 不要慌亂, 按應急制度執行??紤]采購策略、供應時期、庫存成本等因素, 同時考慮設備庫存、故障率、生命周期、投資規模和過去庫存消耗等因素, 設定適當的設備庫存定額。

      1 0. 全面做好庫存資源盤活利庫工作

      企業做好物料的采購、分發、存儲、傳輸和出入庫的信息登記, 以達到帳戶、卡片、物料三份數據相合, 改善倉儲的信息化管理, 確保物料存儲和出入庫管理安全, 需要的時候可以及時、保質保量地供應。

      四、結語

      本文首先對物資倉庫管理的定義進行了介紹, 然后分析了當前鐵路單位在倉庫管理中采購階段、財務核算階段、保管階段存在的主要問題, 最后提出了以下十個規范倉儲管理的建議:明確定義倉庫管理目標、嚴格遵守倉庫管理規則、合理設計存儲設施、遵守倉庫管理原則, 分類管理物資, 運用企業運籌學優化倉庫管理制度、借用先進技術創新管理方法、推進倉庫管理自動化建設、進一步加強倉庫管理的制度建設、認真開展應急物資管理及物資儲備定額編制工作以及全面做好庫存資源盤活利庫工作。

      因此, 物料倉庫管理是所有重要資源管理操作的核心, 在企業的正常發展中發揮著重要作用, 標準化的庫存管理, 降低企業生產成本, 提升企業盈利能力以及競爭力, 應始終按制度管理庫存, 進行物料分類存儲;結合運籌學改良企業倉儲管理制度;結合現代化先進技術, 創新庫存管理方法;持續改進庫存管理系統, 實施自動化物資儲存管理。

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